Cоставление протокола собрания участников ТОО

Протокол – это документ, содержащий краткую запись хода проведенного собрания. Правильное оформление протокола важная часть любого собрания. Особое внимание должно уделяться протоколу при возникновении спорных и конфликтных вопросов, когда есть вероятность обжалования результатов собрания. Протокол, отражающий принятые решения служит основанием для возникновения различных юридических последствий: представляется в различные органы, подтверждает определенные факты.

Согласно пункту 8 статьи 47 Закона Республики Казахстан "О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью" за ведение протокола общего собрания участников ТОО отвечает секретарь собрания.

Обычно в протоколе отражаются:

• Время начала и окончания собрания.
• Место проведения собрания.
• Перечень присутствующих участников собрания с указанием размера их долей, представителей и данных документов, подтверждающих полномочия.
• Перечень отсутствующих участников с указанием размера их долей.
• Результаты избрания председателя и секретаря собрания.
• Наличие кворума.
• Повестка дня и результаты ее утверждения.
• Выступления участников собрания по каждому из вопросов повестки дня.
• Результаты голосования по каждому из вопросов повестки дня.
• Принятые решения по каждому из вопросов повестки дня.

Чаще всего на собрании ведется стенограмма или черновик собрания, а протокол оформляется секретарем позднее. Затем протокол подписывается председательствующим и секретарем. Сроков изготовления протокола Закон не содержит, поэтому протокол должен быть изготовлен в разумные, необходимые для этого сроки.

Протоколы всех общих собраний подшиваются в книгу протоколов, которая хранится исполнительным органом товарищества и должна в любое время представляться для ознакомления любому участнику ТОО. По требованию участников им выдаются удостоверенные выписки из книги протоколов.

Закон не требует, чтобы протокол собрания участников был заверен печатью ТОО. Однако на практике представление протокола без печати в различные инстанции бывает затруднено. Поэтому протоколы собраний чаще всего заверяются печатью ТОО. В случае уклонения директора ТОО от созыва собрания и, в результате, проведения его по инициативе самих участников, поставить печать на протокол не представляется возможным, так как печать обычно находится у директора. В этой ситуации при необходимости подлинности подписей председателя и секретаря на протоколе собрания можно засвидетельствовать у нотариуса.