Использование аудио- и видеозаписи на собрании участников

Протокол собрания участников обычно содержит не полный конспект происходившего, а лишь краткую запись выступлений, обсуждения, голосования и принятых решений. В случае возникновения споров между участниками собрания он может оказаться не способен подтвердить или опровергнуть определенные моменты: присутствие или отсутствие участников, результаты голосования и т. п. В этом случае на помощь может прийти аудио- или видеозапись собрания участников.

Нормы Закона Республики Казахстан "О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью" возможность фиксации собрания участников с помощью записывающей аппаратуры не запрещают, но и не регламентируют.

Преимущества использования записи хода собрания

Аудио- или видеозапись хода собрания являются предпочтительными по следующим причинам:

• исключается возможность оспаривания факта проведения собрания или проведения его в ненадлежащее время (для этого аппаратура должна предусматривать возможность выставить дату записываемого события);
• исключаются споры о наличии кворума, о присутствии или отсутствии участников на собрании;
• фиксируется ход и результаты голосования;
• запись побуждает более ответственно подходить к регламенту собрания;
• фиксируются нарушения в ходе проведения собрания.

Предпочтительной при этом является видеозапись.

Порядок использования записывающей аппаратуры в ходе собрания

Хотя закон не обязывает этого делать, не лишним будет предупредить участников собрания о производящейся записи.

Использование записи не освобождает секретаря от ведения письменного протокола собрания. Целесообразным в этом случае будет ведение черновика. А запись в последующем может быть использования для составления подробного протокола собрания.