Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться?

Каждый работодатель при приеме на работу работника сталкивается с вопросом о необходимости ведения личного дела работника. Какие  документы должны хранится в личных делах работников? Как оформляется личное дело работника?

Какими документами предусмотрено ведение личных дел работников?

Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.

Поскольку ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной  работодателем.

Какие документы должны храниться в личном деле сотрудника.

В соответствии с пунктом 1 статьи 31 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

  1. удостоверение личности или паспорт; оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное территориальными органами уполномоченного органа по вопросам миграции населения;
  2. вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
  3. документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
  4. документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
  5. документ воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
  6. документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
  7. копии свидетельств о присвоении регистрационного номера налогоплательщика и социального индивидуального кода;
  8. копия документа, подтверждающего регистрацию по месту жительства либо временного проживания;
  9. справка о наличии либо отсутствии судимости при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.

При этом согласно пункту 3 статьи 31 Трудового Кодекса  Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

В соответствии с пунктом 35 Правил о порядке ведения воинского учета военнообязанных и призывников в Республике Казахстан юридические лица учет призывников ведут по личной карточке. Согласно подпункту 4 пункта 72 вышеуказанных Правил для осуществления воинского учета юридическими лицами и организациями образования приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение военно-учетной работы, на которых возлагается ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках.

Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в пункте 1 статьи 31 Трудового кодекса Республики Казахстан в личном деле сотрудников необходимо вести личную карточку.

В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).

Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.

Таким образом, с учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:

  1. личный листок по учету кадров;
  2. копия удостоверения личности либо вида на жительство либо удостоверение оралмана;
  3. копии документов об образовании, сертификатов;
  4. копия трудовой книжки;
  5. копии свидетельств о присвоении регистрационного номера налогоплательщика и социального индивидуального кода (при наличии);
  6. личные заявления работника;
  7. копия трудового договора;
  8. копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
  9. справки о состоянии здоровья – при необходимости;
  10. копия книги регистрации граждан либо адресная справка;
  11. внутренняя опись документов дела.

Как оформляется личное дело?

В соответствии с пунктом 136 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

Согласно пункту 143 вышеуказанных Правил дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

  • оформление реквизитов обложки дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя;
  • составление  внутренней описи документов дела;
  • подшивку или переплет дела;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Пункт 144 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях предусматривает, что на обложке дела  по личному составу указываются следующие реквизиты:

  1. наименование организации - наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
  2. наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
  3. наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
  4. номер (индекс) дела -  проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
  5. заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;
  6. дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;
  7. количество листов в деле;
  8. срок хранения дела;
  9. архивный шифр дела - состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются (пункт 154 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях).

Ваша оценка: Нет Рейтинг: 4.3 (Голосов: 22)
 

Используя материалы сайта, вы соглашаетесь с Правилами.