Юридический адрес компании

Действующее законодательство Республики Казахстан под юридическим адресом подразумевает место нахождения юридического лица. Какие требования предъявляются при оформлении юридического адреса? Какие последствия могут наступить при неподтверждении или несвоевременном подтверждении места нахождения организации?

Назначение юридического адреса

Местом нахождения юридического лица признается место нахождения его постоянно действующего органа (статья 39 Гражданского кодекса Республики Казахстан (Общая часть)). Постоянно действующим органом является исполнительный орган юридического лица (генеральный директор, дирекция и.т.д.).

Данные о юридическом адресе организации являются одним из обязательных условий, которые должны быть отражены в ее учредительных документах с описанием полного почтового адреса, т.е. индекса, области, города, улицы, номера дома и офиса или иного помещения, предназначенного для использования в качестве юридического адреса.

Изменение юридического адреса

Юридическое лицо в процессе осуществления своей деятельности по тем или иным причинам может изменить свое место нахождения. Для этого необходимо внести сведения о новом юридическом адресе в учредительные документы организации, в том числе ее филиалы и представительства при наличии последних и известить об этом регистрирующий орган по новому месту нахождения.

При изменении адреса юридическое лицо уведомляет об этом регистрирующий орган (департамент, управление юстиции). Уведомление составляется в произвольной форме и подается в канцелярию регистрирующего органа. К уведомлению прилагаются:

• нотариально заверенная копия документа подтверждающего новый адрес;
• решение уполномоченного органа (участника, общего собрания и.т.д) об изменении адреса;
• перечень изменений в учредительные документы юридического лица (для некомерческих организаций).

Юридические лица не относящиеся к субъектам частного предпринимательства (некомерческие организации) при смене адреса должны известисть об этом регистрирующий орган. Данная процедура осуществляется через центры обслуживания населения. В этом случае в соответствии с пунктом 55 инструкции по государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств, утвержденной Приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 12 апреля 2007 года № 112, юридическим лицом должны быть представлены следующие документы:

• заявление по установленной форме;
• решение либо выписка из решения уполномоченного органа юридического лица о внесении изменений и дополнений в учредительные документы юридического лица, положение о филиале (представительстве), скрепленные печатью юридического лица (при ее наличии);
• при изменении фактического места нахождения три экземпляра текста на казахском и русском языках об изменений и дополнений в учредительные документы юридического лица, положение о филиале (представительстве) или оформленные в новой редакции три экземпляра учредительных документов юридического лица, положения о филиале (представительстве), скрепленных печатью юридического лица (при ее наличии);
• подлинники прежних учредительных документов юридического лица, положения о филиале (представительстве);
• документ, подтверждающий фактическое место нахождения (в случае изменения места нахождения).

Документы подтверждающие юридический адрес

При регистрации юридических лиц

При государственной регистрации в органах юстиции, юридические лица не зависимо от принадлежности к субъктам предпринимательства, освобождены от необходимости документального подтверждения своего места нахождения.

Исключением являются случаи, при постановке на учет по налогу на добавленную стоимость. В этом случае предприятие при обращении в налоговые органы, должно приложить нотариально заверенные копии документов, подтверждающие место нахождение налогоплательщика (пункт 7 статьи 568 Налогового кодекса).

При смене юридического адреса

При смене своего юридического адреса все юридические лица не зависимо от организационно-правовой формы, должны документально подтвердить свое место нахождения.

Документами, подтверждающими место нахождения юридического лица, согласно пункту 56 вышеуказанной инструкции могут быть:

• договор аренды,
• договор купли-продажи,
• иной документ, подтверждающий право на недвижимое имущество с проставленным штампом о произведенной регистрации прав на недвижимое имущество (технический паспорт, договор приватизации, акт приемки в эксплуатацию) либо нотариально засвидетельствованные копии этих документов.
• В случае если владельцем помещения является физическое лицо, например, учредитель регистрирует фирму на свой домашний адрес, то предоставляется нотариально засвидетельствованное согласие этого лица о предоставлении помещения в качестве места нахождения юридического лица (гарантийное письмо).

Государственные предприятия, государственные учреждения, и акционерные общества со стопроцентным участием государства в качестве документа, подтверждающего местонахождение, представляют справку уполномоченного органа по управлению республиканской, коммунальной собственностью.

Последствия отсутствия юридического лица по своему юридическому адресу

Действующее законодательство устанавливает требование не только к документальному подтверждению юридического адреса, но и к дальнейшему "пребыванию" юридического лица по заявленному адресу.

Очень часто на практике встречаются случаи расхождения юридического и фактического адреса. Гражданский кодекс не предусматривает ответственности за это. Он только указывает, что в отношениях с третьими лицами юридическое лицо не вправе ссылаться на несоответствие своего фактического адреса юридическому адресу. При этом третьи лица вправе направлять юридическому лицу почтовую и иную корреспонденцию как по юридическому, так и по фактическому адресу (статья 39 ГК).

С точки зрения налогового законодательства последствия могут быть серьезнее. Так налоговыми органами в целях подтверждения фактического нахождения или отсутствия налогоплательщика по месту нахождения, указанному в регистрационных данных могут быть проведены налоговые обследования. При этом если, например попытки налоговых органов по поиску юридического лица окажутся безуспешными, это может весьма негативно отразиться на его дальнейшей деятельности. В отношении юридического лица могут быть применены самые серьезные меры, включая ограничение банковских счетов, снятие с учета по налогу на добавленную стоимость, что в свою очередь может привести к полной парализации нормальных финансовых взаимоотношений предприятия с контрагентами, иск в судебные органы о принудительной ликвидации юридического лица.

Административная ответственность в соответствии со статьей 466 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях наступает в случае несвоевременного извещения регистрирующего органа об изменении места нахождения юридического лица и влечет штраф влечет штраф на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации в размере пяти, на субъектов среднего предпринимательства – в размере десяти, на субъектов крупного предпринимательства – в размере тридцати месячных расчетных показателей.
Срок для извещения регистрирующего органа о внесенных изменений в учредительные документы составляет один месяц (пункт 6 статьи 42 ГК РК).

Можно ли пользоваться услугами по предоставлению адреса?

Услуги по предоставлению юридического адреса представлены на рынке. Эти услуги необходимо отделять от собственно сдачи помещения в аренду, поскольку под предоставлением юридического адреса понимается обычно заключение формального договора аренды без намерения фактически размещать предприятие в арендуемом помещении. Нередко помещения предоставляются в субаренду для номинального юридического адреса фирмами вопреки установленному в договоре аренды запрету на использование данного помещения иными лицами. Практика предоставления номинальных юридических адресов показывает, что такого рода услуги с точки зрения усиленного контроля со стороны налоговых органов создают риск для лиц, воспользовавшихся такими услугами попасть в список неблагонадежных организаций со всеми вытекающими последствиями.