Каждый работодатель при приеме на работу работника сталкивается с вопросом о необходимости ведения личного дела работника. Какие документы должны хранится в личных делах работников? Как оформляется личное дело работника?
Какими документами предусмотрено ведение личных дел работников?
Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.
Поскольку ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем.
Какие документы должны храниться в личном деле сотрудника.
В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора необходимы следующие документы:
- удостоверение личности или паспорт; оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное территориальными органами уполномоченного органа по вопросам миграции населения;
- вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
- документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
- документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
- документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
- справка о наличии либо отсутствии судимости при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.
При этом согласно пункту 7 статьи 32 Трудового Кодекса Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.
В соответствии с пунктом 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников юридические лица учет призывников ведут по личной карточке.
Согласно подпункту 4) пункта 70 вышеуказанных Правил для осуществления воинского учета юридическими лицами и организациями образования приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагается ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках.
Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в пункте 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан в личном деле сотрудников необходимо вести личную карточку.
В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).
Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.
Таким образом, с учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:
- личный листок по учету кадров;
- копия удостоверения личности либо вида на жительство либо удостоверение оралмана;
- копии документов об образовании, сертификатов;
- копия трудовой книжки;
- копия трудового договора;
- копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
- справки о состоянии здоровья – при необходимости;
- внутренняя опись документов дела.
Как оформляется личное дело?
В соответствии с пунктом 139 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.
Согласно пункту 147 вышеуказанных Правил дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя;
- составление внутренней описи документов дела;
- подшивку или переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Пункт 148 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях предусматривает, что на обложке дела по личному составу указываются следующие реквизиты:
- наименование организации - наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
- наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
- номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;
- дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела - состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются (пункт 158 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях).
- 123399 просмотров