Порядок учета, хранения и регистрации трудовых книжек

Трудовым законодательством не регламентируется форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, следовательно, форма книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждается  работодателем.

Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года № 1167,  предусмотрено, что кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам. При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На основании изложенной нормы Правил при  разработке формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них целесообразно указать следующие графы:

1. Ф.И.О. работника;
2. Номер трудовой книжки;
3. Дата приема или заполнения трудовой книжки/вкладыша;
4. Подпись лица, принявшего трудовую книжку;
5. Дата выдачи на руки трудовой книжки;
6. Подпись работника о получении трудовой книжки.

В соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 31 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора одним из необходимых документов является документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж).

Пунктом 3 статьи 31 Трудового кодекса Республики Казахстан предусмотрено, что в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

Согласно пункту 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек по желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя по месту работы.

Из изложенных норм законодательства следует, что работник по своему усмотрению может хранить у себя на руках трудовую книжку, а может передать её на хранение работодателю. В том случае, если трудовая книжка остается у работника на руках, работодатель вправе хранить у себя копию указанного документа.

В том случае, если трудовую книжку работник приносит лишь для внесения в неё записей, то есть она не остается на хранении у работодателя, оснований для регистрации данного документа в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них у работодателя не имеется.

Пункт 3 статьи 31 Трудового кодекса Республики Казахстан предусматривает обязанность работодателя выдать работнику обязательство о возврате принятого на хранение оригинала документа. Типовая форма обязательства трудовым законодательством Республики Казахстан не регламентируется.

Таким образом, работодатель вправе по своему усмотрению утвердить форму данного обязательства - сохранной расписки. Однако следует учитывать, что расписка должна содержать реквизиты, предусмотренные пунктом 11 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570. Согласно вышеуказанному пункту Правил субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:
1) официальное наименование организации, издавшей документ;
2) наименование вида документа, за исключением писем;
3) дату документа;
4) регистрационный номер документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
6) оттиск печати.

В соответствии с пунктом 37.Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Подпись документа включает:
1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);
2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

Таким образом, подписывать расписку о приеме трудовой книжки вправе лицо, оформляющее прием и увольнение кадров - начальник отдела кадров.

Согласно пункту 39 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

Текст расписки о получении   трудовой книжки целесообразно указать следующего содержания:

РАСПИСКА

Дана в том, что мной, ____________________________________, работником отдела кадров ТОО "____________________", была принята трудовая книжка  серия_____№______ __________________________________ в связи с заключением трудового договора.

В соответствии с пунктом 2 Правил разработки, апробации, пересмотра, утверждения и применения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих указанный справочник применяется организациями независимо от видов экономической деятельности и организационно-правовых форм и предназначены для установления сложности определенных видов работ, установления квалификационных требований к работникам и присвоения квалификационных разрядов в соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками, определения правильных наименований профессий рабочих и должностей служащих. 

Следовательно, организациям любой формы собственности, в Вашем случае - ТОО, необходимо руководствоваться указанными требованиями. Однако законодательством Республики Казахстан ответственность на работодателя не может быть наложена за несоответствие наименований должностей Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих.

Законодательством Республики Казахстан не предусмотрена ответственность работодателя за отсутствие должностных обязанностей. Однако следует отметить нецелесообразность введение на предприятии должностных инструкций для ограниченного числа должностей. Поскольку должностной инструкцией является документ, в котором отражаются конкретные обязанности работника, целесообразно разработать должностные инструкции, касающиеся всех должностей, утвердить их приказом директора Вашего ТОО, ознакомить каждого сотрудника под роспись.