Оформление личных дел государственных служащих

Действующими правилами предусмотрено обязательное оформление и ведение кадровыми службами государственных органов и учреждений личных дел государственных служащих.

Оформление личного дела

Для упрощения работы кадровой службы специально разработаны Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих (далее – Методические рекомендации), составителями которых являются: 

• Отдел государственной службы и кадровой политики Администрации Президента Республики Казахстан,
• Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы, Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан,
• Архив Президента Республики Казахстан.

Указанные Методические рекомендации предназначены для упорядочения личных дел государственных служащих в соответствии с современными нормативными требованиями. В них также представлена организация работы по ведению личных дел в государственных органах от издания распорядительного документа о приеме (назначении, переводе) на работу государственного служащего в государственный орган до передачи личного дела в ведомственный архив.

Основные моменты оформления личного дела

На каждого государственного служащего формируется личное дело.

Формирование личного дела государственного служащего начинается после издания распорядительного документа о приеме, назначении либо переводе на работу государственного служащего в государственный орган.

В государственном органе личное дело ведется в одном экземпляре.

В личном деле документы располагаются в следующей последовательности:

1. дополнение к личному листку по учету кадров;
2. личный листок по учету кадров;
3. автобиография;
4. копия удостоверения личности;
5. копии документов об образовании, сертификатов;
6. копии решений о награждении государственными и другими наградами, присвоении почетных и специальных званий;
7. копии распорядительных документов о приеме на работу, назначении на должность, переводе, освобождении от занимаемой должности, увольнении с работы или выписки из указанных распорядительных документов;
8. заявление о приеме на работу, переводе, увольнении;
9. выписка из протокола заключительного заседания конкурсной комиссии (при приеме на работу по результатам конкурсного отбора на занятие вакантной административной государственной должности);
10. копия письма уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального подразделения о согласовании кандидата в части соответствия предъявляемым квалификационным требованиям (при приеме на работу в порядке перевода);
11. справка уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального органа о пребывании кандидата в кадровом резерве государственной службы с указанием даты и номера документа, на основании которого кандидат зачислен в кадровый резерв (при приеме на работу из кадрового резерва);
12. копия письма Комитета национальной безопасности Республики Казахстан или его территориального органа о результатах специальной проверки или справка о прохождении специальной проверки, заверенная кадровой службой государственного органа;
13. подписанный текст присяги государственного служащего (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);
14. копия аттестационного листа;
15. обязательство о принятии ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);
16. нотариально заверенная копия договора на доверительное управление имуществом (при наличии);
17. послужной список по форме, утвержденной уполномоченным органом по делам государственной службы.
18. внутренняя опись документов личного дела.